Eine revisionssichere Ablage sowie die Gewährleistung aller
Anforderungen nach AO/GDPdU sind heutzutage Grundvoraussetzungen für
elektronische Archivierung. Mit Produkten der Marktführer und den
entsprechenden Zertifizierungen stellen wir das für Sie sicher.
Komplexe
Systemvorgänge wie die Verarbeitung und Speicherung in Datenbanken
sollten im Hintergrund ablaufen und für den Nutzer völlig unsichtbar
sein. Im Vordergrund steht eine einfache Oberfläche, die nur mit den
arbeitsnotwendigen Punkten versehen ist.
Die Ablage erfolgt nach
Dokumentenklassen mit entsprechenden Schlagworten, die vom Kunden frei
wählbar sind und nach seinen individuellen Anforderungen erstellt
werden. Zusätzlich kann über alle Dokumente im Volltext gesucht werden.
Dies ermöglicht den Einsatz in den verschiedensten Anwendungsbereichen.
Auch eine Auslagerung von Daten z.B. auf CD/DVD ist möglich, beispielsweise zur Überlassung von Daten an Finanzbeamte.
Herausforderungen- Dokumentenmanagement
– Anwender müssen verschiedenste Dokumentenarten schnell und in einem
sicheren, indizierten, durchsuchbaren Bereich ablegen können. Dieser
Bereich sollte auch für andere Anwender zugänglich sein und die
Verwaltung von Dokumenten ermöglichen.
- Verwaltung von Dokumenten
– Einhalten gesetzlicher Vorschriften für alle elektronischen Inhalte
sowie Maximierung des Funktionsumfangs innerhalb der
Dokumentenmanagementumgebung
- Einfache Informationsweitergabe ohne Zusatzkosten
– Weitergabe von Archivinhalten ohne zusätzliche Softwarelizenzkosten,
z. B. für Prüfungen des Finanzamtes oder die Bereitstellung von
Projektakten für Kunden
- Zukunftssicherheit – technologisches Know-how und Unterstützung von zukunftsträchtigen Systemen, z. B. elektronische Signatur
- Suche und Index
– einfaches Wiederfinden von Dokumenten im Online-Ablagebereich oder
auf mehreren Servern, bei Bedarf über die Suche nach jedem beliebigen
Wort im Dokument
- Bilderfassung – Erfassung von Dokumenten im Papierformat in einem durchsuchbaren Dokumentenmanagementsystem
- Workflow
– Generierung von Ad-hoc-Workflows mit integrierten Weiterleitungs- und
Genehmigungsfunktionen, z. B. benutzerdefinierte Weiterleitung von
Dokumenten in mehreren Schritten und Beschleunigung von
Mehrschritt-Prozessen, in denen Dokumente geprüft bzw. genehmigt werden
müssen
- Synchronisation von Archiven - Unternehmen mit
mehreren Standorten oder mobilen Laptop-Nutzern können
Teildatenbestände auslagern, bearbeiten und per Synchronisation in das
Hauptarchiv zurückspielen. Dies sichert die Aktualität der Daten.
- Beliebige Zugriffsarten
- Der Zugriff auf die Daten kann sowohl über den Windows Client als
auch über den WebClient erfolgen, um einem Betriebssystemunabhängigen
den Zugriff zu gewähren. Der Zugriff via WebClient ermöglicht
unternehmensweiten bzw. bei Bedarf auch weltweiten Zugriff auf die
Daten. Eine umfangreiche Vergabe der Rechte und sichere Verbindungen
sind für die Datensicherheit selbstverständlich.
