Es sind lediglich drei verschiedene Dokumentenformate, die viele Büroarbeiten ineffizient werden lassen: Die inkompatiblen Dokumentenformate Papier, Microsoft Office und PDF. Sie stellen die größte Herausforderung für die Rationalisierung der dokumentenbasierten Prozesse im Büro dar.
Die Hauptursachen für die Probleme
- Unsicherer Zugriff auf geschäftskritische Papierdokumente, die in herkömmlichen Aktenschränken aufbewahrt werden
- Zusätzliche Arbeitszeit – gescannte Dokumente und Inhalte können nicht weiterverarbeitet werden oder müssen nachgesetzt werden
- Mangelnde Effizienz – ein Zusammenstellen von Dokumenten aus verschiedenen Umgebungen ist nicht möglich
- Erhöhte Arbeitskosten durch aufwändigere Arbeitsprozesse mit papiergebundenen Geschäftsformularen
- Erhöhter Aufwand durch Dokumentenablage in Papierform (Ablegen, Suchen, Finden, Aufbewahren)
- Unzureichende Sicherheit aufgrund sensibler PDF-Dokumente
- Verlust oder Ungenauigkeit der Daten durch leistungsschwache Scan-Tools
