Dass sich die Einführung von Dokumentenmanagement lohnt, zeigt der aktuelle Beitrag „Effizienz schafft Wachstum“ im IT-Magazin „Chefbüro“: Das Maschinenbauunternehmen Spindel- und Lagerungstechnik Fraureuth konnte trotz rasantem Wachstum die Kosten für das Papierarchiv und Recherchen von 40.000 auf 25.000 € senken. Dank Dokumentenmanagement mit DocuWare laufen die Prozesse rund um die Auftragsdokumente wie Ein- und Auftragsrechnungen, Angebote, Auftragsbestätigungen und Lieferscheine jetzt deutlich einfacher und wirtschaftlicher ab. Die monatlich 750 Eingangs- und 1250 Ausgangsrechnungen des Unternehmens werden nun mit einem Barcode, der auch als Rechnungsnummer dient, versehen und anschließend digitalisiert, wo vorher Ausgangsrechnungen fleißig ausgedruckt und wieder eingescannt wurden. Der verbesserte Workflow beschleunigt die Auftragsbearbeitung und spart dadurch wertvolle Arbeitszeit und Kosten. Sogar der Service für den Kunden ist optimiert worden, da Informationen rund um die Aufträge, wie z.B. Belege schneller wiedergefunden und dem Kunden digital geschickt werden können. „Um Suchvorgänge zu erleichtern und keine neuen Archivflächen anmieten zu müssen, entschlossen wir uns zur Einführung eines  Dokumentenmanagement-Systems“, erinnert sich der kaufmännische Leiter  Günter Baldauf.

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